Configurer les paramètres de facturation
Définissez le préfixe de numéro de facture, les conditions de paiement par défaut, le mémo, les règles d'automatisation, le virement bancaire et les frais technologiques.
Aperçu
Les paramètres de facturation contrôlent les valeurs par défaut de chaque facture que vous créez — le préfixe de numéro, le délai de paiement accordé aux clients, si les factures sont créées et envoyées automatiquement, et si vous conservez la totalité de chaque paiement par carte. Vous les trouverez dans ParamètresFactures, sous la section du compte de paiement.
Avant de commencer
- Vous devez avoir le rôle Admin.
- Ces paramètres s'appliquent à toutes les nouvelles factures. Les factures existantes ne sont pas affectées.
- Les frais technologiques nécessitent aussi un compte de paiement connecté au statut Actif. Voir Configurer les paiements.
Paramètres par défaut des factures
Ouvrir l'onglet Factures
Rendez-vous dans ParamètresFactures et faites défiler jusqu'à la carte Paramètres par défaut des factures.
Définir votre préfixe de numéro
Saisissez un préfixe pour vos numéros de facture dans le champ Préfixe de numéro. La valeur par défaut est INV-. Les factures sont numérotées séquentiellement — par exemple, INV-1001, INV-1002.
Choisir les conditions de paiement par défaut
Sélectionnez le délai de paiement accordé aux clients dans le menu déroulant Conditions par défaut :
| Option | Signification |
|---|---|
| Payable à réception | Le paiement est dû immédiatement |
| Net 15 | Dû sous 15 jours |
| Net 30 | Dû sous 30 jours |
| Net 45 | Dû sous 45 jours |
| Net 60 | Dû sous 60 jours |
Ajouter un mémo de facture (facultatif)
Saisissez un message dans le champ Mémo de facture. Ce texte apparaît sur chaque facture — utilisez-le pour des notes standard comme les instructions de paiement ou un message de remerciement.
Les modifications sont enregistrées automatiquement à mesure que vous saisissez.
Frais technologiques
Chaque paiement par carte vous coûte normalement un taux de traitement, prélevé avant que l'argent ne vous parvienne. Activez les Frais technologiques et ce taux est levé — vous conservez le montant intégral de la facture, et des frais de 3,95 % sont ajoutés au moment du paiement pour les clients qui choisissent de payer par carte.
Sur un chantier de 500 $, c'est la différence entre être payé 481 $ et être payé 500 $.
La facture elle-même ne change jamais. Les frais sont ajoutés lorsque le client choisit une carte sur la page de paiement, si bien que toute personne payant par virement bancaire, en espèces ou par chèque ne paie que le montant de la facture, rien de plus.
Vérifiez d'abord vos règles locales
Les règles sur la répercussion des frais de carte aux clients varient selon l'État ou la province. Vérifiez ce qui s'applique là où vous exercez avant d'activer cette option. Le paramètre est entièrement masqué là où ce n'est pas autorisé.
Vous devez proposer un moyen de paiement sans frais
Répercuter les frais de carte sur un client suppose de lui donner un moyen de les éviter. Vous ne pouvez pas activer les frais tant que vous n'avez pas fait l'une des choses suivantes :
- Activez Accepter espèces, chèque ou autres moyens et indiquez ce que vous acceptez. C'est celui qui fonctionne immédiatement. La liste commence par Espèces ou chèque — modifiez-la pour qu'elle corresponde à ce que vous acceptez réellement, car les clients la voient sur leur page de paiement. Ne l'activez que si vous les acceptez vraiment : la liste seule ne compte pour rien tant que l'interrupteur est éteint.
- Acceptez le virement bancaire. Gratuit pour votre client, et moins cher pour vous qu'une carte — des frais fixes de 4,00 $ au lieu d'un pourcentage (sur une facture de moins de 4,00 $, les frais sont plafonnés juste en dessous du montant, donc le virement bancaire fonctionne quand même). Stripe examine chaque demande avant de l'activer, ce qui prend généralement quelques jours ; celui-ci ne débloque donc pas les frais tout de suite.
Un seul des deux suffit. Si vous désactivez ensuite les deux, les frais technologiques se désactivent avec eux.
Besoin d'aller vite ?
Si vous appuyez sur l'interrupteur des frais technologiques avant d'avoir configuré l'un des deux, un message explique ce qui manque et propose d'activer les espèces et chèques ainsi que les frais en même temps, en une seule étape.
Où en est le virement bancaire
Une fois que vous activez Accepter le virement bancaire, une étiquette à côté vous indique où en est l'examen de Stripe. Inutile de rester sur cette page à attendre — un message apparaît en haut du tableau de bord dès que la réponse arrive.
| Étiquette | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Examen Stripe en cours | Stripe est encore en train de décider. Généralement quelques jours. Les clients ne peuvent pas encore l'utiliser |
| Approuvé | Les clients peuvent payer de cette façon, et cela compte désormais comme votre option sans frais |
| Stripe a besoin de plus d'informations | Stripe veut plus d'informations avant de décider. Terminez votre configuration des paiements pour continuer |
| Non approuvé | Stripe n'activera pas cette option pour ce compte. Utilisez les espèces et le chèque comme option sans frais à la place |
Trouvez la carte Frais technologiques
Allez dans ParamètresFactures et faites défiler jusqu'à la carte Frais technologiques, sous Paramètres par défaut des factures.
Si vous ne la voyez pas, consultez En cas de problème ci-dessous.
Ajoutez un moyen de paiement sans frais
Activez Accepter espèces, chèque ou autres moyens et vérifiez que la liste correspond à ce que vous acceptez. Activez aussi Accepter le virement bancaire si vous le souhaitez — mais il ne compte qu'une fois approuvé par Stripe, donc ce sont les espèces et le chèque qui vous permettent de commencer dès aujourd'hui.
Activez les frais
Activez Activer les frais technologiques.
Ce qui change une fois activé
| Effet | |
|---|---|
| La facture | Inchangée. Elle facture toujours le travail, sans ligne de frais |
| Le lien de paiement | Les clients accèdent à une page avec deux boutons — Payer par carte et Virement bancaire — affichant chacun son propre total, avec les frais détaillés |
| Encaissement du paiement à la réservation | Si votre page de réservation encaisse le paiement, les clients y voient les deux mêmes boutons ; les frais ne s'appliquent qu'au montant encaissé lors de la réservation |
| Paiement par carte | Ajoute 3,95 %, calculés sur le montant encore dû après une éventuelle remise, affiché comme une ligne « Frais technologiques » sans pourcentage |
| Virement bancaire, espèces, chèque | Aucuns frais — le client paie le montant de la facture |
| Votre taux de traitement | Levé. Vous n'êtes plus facturé au taux habituel sur les paiements par carte, donc chaque facture est versée intégralement |
Facturer un client sans les frais
La plupart du temps, ce n'est pas nécessaire : un client qui préfère ne pas payer les frais peut simplement choisir le virement bancaire, les espèces ou le chèque.
Pour supprimer ce choix pour un seul chantier, désactivez Facturer les frais technologiques dans l'onglet Facturation de son/sa Order avant de créer la facture. Sa page de paiement ne propose alors que les moyens de paiement sans frais.
Automatisation
Deux commutateurs contrôlent si les factures sont créées et envoyées sans intervention manuelle :
| Paramètre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Création automatique de brouillon | Lorsqu'un(e) Order est créé(e), un brouillon de facture est généré automatiquement à partir de ses articles |
| Finalisation automatique à l'approbation | Lorsque vous approuvez un(e) Order, son brouillon de facture est finalisé et envoyé au client immédiatement |
Les deux sont désactivés par défaut. Vous pouvez activer l'un indépendamment de l'autre — par exemple, créer automatiquement des brouillons tout en finalisant manuellement, afin de pouvoir vérifier chaque facture avant l'envoi.
Ce que vous devriez voir
Après avoir modifié un paramètre, un bref indicateur de sauvegarde apparaît. La prochaine facture que vous créerez utilisera les nouveaux paramètres par défaut.
En cas de problème
- Les paramètres ne s'enregistrent pas ? Assurez-vous d'avoir le rôle Admin.
- Les nouvelles factures utilisent encore l'ancien préfixe ? Le préfixe s'applique aux factures créées après la modification. Les factures existantes conservent leurs numéros d'origine.
- Pas de carte Frais technologiques ? Elle n'apparaît que lorsque votre compte de paiement est Actif, et seulement là où les frais sont autorisés. Ils ne sont pas proposés au Connecticut, dans le Maine, au Massachusetts, à Porto Rico, au Colorado ou en Oklahoma, ni au Québec, ni hors des États-Unis et du Canada. Même lorsque votre entreprise est en règle, les frais sont désactivés pour un chantier donné si l'adresse du bien du client se trouve dans l'un de ces endroits.
- Impossible d'activer les frais ? La carte vous dit pourquoi, juste sous l'interrupteur. Il vous faut généralement d'abord un moyen de paiement sans frais : activez Accepter le virement bancaire ou Accepter espèces, chèque ou autres moyens. Le virement bancaire ne compte qu'une fois approuvé par Stripe ; un virement en attente ne débloque donc pas l'interrupteur à lui seul.