Créer des factures
Créez une facture brouillon à partir d'une commande, puis finalisez-la et envoyez-la à votre client.
Vue d'ensemble
Chaque facture commence sa vie sur un(e) Order. Vous créez un brouillon à partir de la tarification de l'Order, vous le révisez, puis vous le finalisez et l'envoyez. Votre client reçoit un e-mail avec un lien de paiement sécurisé.
Avant de commencer
- Connectez votre compte de paiement. Allez dans ParamètresFactures et terminez la configuration dans la carte Paiements en ligne (cliquez sur Activer les paiements en ligne et suivez les instructions). La facturation ne fonctionne qu'une fois la configuration de votre compte terminée — en attendant, l'onglet Facturation de l'Order affiche « Activez les paiements dans Paramètres pour commencer à facturer » à la place du bouton Créer une facture. Consultez Comment fonctionne la facturation pour savoir ce que signifie chaque état de configuration.
- L'Order doit avoir un e-mail client et au moins un article. La facture est envoyée par e-mail au client indiqué sur l'Order, et chaque facture nécessite au moins un article avec un montant non nul.
- Vous avez besoin d'un accès en modification. La vue Toutes les équipes est en lecture seule, et les Inspectors ne peuvent pas créer de factures.
Les factures peuvent être créées pour vous
Lorsque vous approuvez un(e) Order, une facture est créée et envoyée automatiquement — sauf si vous désactivez l'option Créer automatiquement les factures dans l'onglet Facturation (ou dans la boîte de dialogue d'approbation). Les étapes ci-dessous concernent la création manuelle d'une facture.
Créer une facture brouillon
Ouvrez l'onglet Facturation
Allez sur la page de détail de l'Order et cliquez sur l'onglet Facturation.
Démarrez la facture
Cliquez sur Créer une facture dans la carte Factures. Ce bouton n'apparaît que lorsque l'Order n'a pas encore de facture active — si une facture existe déjà, vous verrez à la place Facture complémentaire pour facturer les articles nouvellement ajoutés.
Vérifiez et créez le brouillon
Le panneau s'ouvre avec les coordonnées du client et les articles déjà remplis à partir de la tarification de l'Order. Vous pouvez ajuster les articles, ajouter une remise, et choisir une date d'échéance facultative. Si vous laissez la date d'échéance vide, vos conditions de paiement par défaut définies dans ParamètresFactures sont utilisées (Net 30 sauf modification).
Cliquez sur Créer le brouillon. La facture est enregistrée avec le statut Brouillon — rien n'a encore été envoyé au client.
Les brouillons suivent votre tarification
Si vous modifiez les services ou la tarification de l'Order pendant qu'un brouillon existe, le brouillon est automatiquement remplacé par un nouveau correspondant à la nouvelle tarification.
Finaliser et envoyer
Cliquez sur Finaliser et envoyer
Dans l'onglet Facturation, cliquez sur Finaliser et envoyer sur la facture brouillon.
Confirmez
Une boîte de dialogue de confirmation explique que cela attribue un numéro de facture et envoie la facture au client pour paiement — et que cette action ne peut pas être annulée. Cliquez sur Finaliser et envoyer pour confirmer.
Ce que vous devriez voir
- La facture passe au statut Impayée et reçoit un numéro comme INV-1001 (vous pouvez changer le préfixe dans ParamètresFactures).
- Le client reçoit un e-mail avec un lien de paiement. Vous pouvez aussi ouvrir vous-même la page de paiement (Voir la page de paiement), partager le lien (Copier le lien de paiement), ou télécharger le PDF (Télécharger le PDF) depuis la ligne de la facture.
- Lorsque le client paie en ligne, la facture passe automatiquement à Payée et le paiement apparaît dans l'historique de facturation — aucune action requise de votre part.
Statuts de facture
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Facture créée mais pas encore finalisée ni envoyée |
| Impayée | Facture envoyée au client, en attente de paiement |
| Payée | Paiement intégral reçu |
| Partielle | Paiement partiel reçu |
| Remboursée | Remboursement intégral émis |
| Remboursement partiel | Remboursement partiel émis |
| Annulée | Facture annulée — aucun paiement ne peut être perçu |
Moyens de paiement
- En ligne : les clients paient via la page de paiement sécurisée liée dans l'e-mail de facture. Les options de carte et de paiement bancaire disponibles dépendent de la configuration de votre compte de paiement.
- Hors ligne : si un client vous paie directement — espèces, chèque, Venmo, Zelle ou virement bancaire — utilisez Enregistrer un paiement sur la facture impayée pour que vos comptes restent exacts. Consultez Enregistrer un paiement.
Si quelque chose ne fonctionne pas
- Pas de bouton Créer une facture ? La configuration de votre compte de paiement n'est pas terminée. Allez dans ParamètresFactures et terminez les étapes dans la carte Paiements en ligne.
- Le client n'a pas reçu l'e-mail ? La facture reste valide. Utilisez Copier le lien de paiement sur la ligne de la facture et envoyez le lien vous-même.
- Montant erroné sur une facture finalisée ? Vous ne pouvez pas modifier une facture finalisée. Annulez une facture impayée et créez-en une nouvelle, ou remboursez une facture payée — consultez Remboursements et annulations.
Pour plus d'aide, consultez Dépannage des paiements.