Enregistrer un paiement
Comment enregistrer un paiement en espèces, par chèque ou un autre paiement hors ligne sur une facture.
Quand un client vous paie hors de l'application — en espèces sur le chantier, par chèque envoyé par courrier, par virement Venmo — vous pouvez enregistrer ce paiement sur sa facture. Enregistrer un paiement ne facture pas le client. Cela indique simplement au tableau de bord que l'argent a déjà été collecté, afin que la facture s'affiche comme payée.
Les espèces et le chèque ne portent jamais les frais technologiques
Si vous facturez des frais technologiques, ils ne sont ajoutés que lorsqu'un client choisit de payer par carte. Enregistrez un paiement en espèces ou par chèque pour le montant de la facture comme d'habitude — il n'y a aucun frais à prendre en compte.
Avant de commencer
- Vous devez avoir le rôle Admin ou Manager pour gérer la facturation.
- La facture doit avoir le statut Impayé ou Partiellement payé. Vous ne pouvez pas enregistrer de paiement sur une facture en Brouillon, Payée ou Annulée.
Enregistrer le paiement
Ouvrez l'onglet Facturation de la commande
Ouvrez la Order et cliquez sur l'onglet Facturation.
Cliquez sur Enregistrer un paiement
Vous pouvez démarrer depuis deux endroits :
- Le bouton Enregistrer un paiement dans la carte Paiement sur le côté (un bouton par facture impayée)
- L'icône de billet de banque sur la ligne de la facture dans la liste Factures
Remplissez les détails du paiement
Un panneau s'ouvre montrant le total de la facture, ce qui a déjà été payé, et le solde dû.
Un paiement bancaire est peut-être déjà en route
Si le client a lancé un virement bancaire sur la page de paiement, la facture affiche En cours et le panneau vous en avertit. Ce virement peut encore aboutir dans les prochains jours. Si vous enregistrez un paiement maintenant, le client risque de payer deux fois. Attendez donc la validation, sauf si vous savez que le virement a échoué.
| Champ | Quoi saisir |
|---|---|
| Mode de paiement | Espèces, Chèque, Venmo, Zelle, Virement bancaire ou Autre |
| Montant | Pré-rempli avec le solde dû complet. Réduisez-le pour un paiement partiel. |
| Référence | Optionnel — un numéro de chèque ou un code de confirmation |
| Notes | Optionnel — tout ce que vous voulez retenir à propos du paiement |
Cliquez sur Enregistrer un paiement
Cliquez sur Enregistrer un paiement pour sauvegarder.
Paiements partiels
Vous n'êtes pas obligé d'enregistrer tout le solde en une fois. Saisissez n'importe quel montant jusqu'au solde dû :
- Si le paiement couvre le solde complet, le statut de la facture devient Payé et la Order est marquée comme payée.
- S'il couvre une partie du solde, le statut de la facture devient Partiellement payé et le solde restant reste dû. Vous pouvez enregistrer d'autres paiements plus tard jusqu'à ce qu'elle soit entièrement payée.
Factures héritées
Les factures portant un badge Ancien (créées dans l'ancienne application ITB) ne peuvent être payées qu'en totalité. Le champ montant est verrouillé sur le solde complet pour ces factures.
Ce que vous devriez voir
Une confirmation Paiement enregistré apparaît. Elle affiche le nouveau statut de la facture (Payé ou Partiellement payé), le montant enregistré, et tout solde restant. Le badge de statut de la facture se met à jour immédiatement, et le paiement apparaît dans la carte Historique de facturation avec le mode choisi.
En cas de problème
- « Le montant du paiement dépasse le solde dû » — vous avez saisi plus que ce qui est encore dû. Saisissez un montant jusqu'au solde dû.
- « Cette facture est déjà payée » ou « Impossible d'enregistrer un paiement pour une facture annulée » — quelqu'un d'autre a peut-être mis à jour la facture pendant que le panneau était ouvert. Fermez-le et vérifiez le statut actuel de la facture.
- « Les factures héritées ne peuvent être payées qu'en totalité » — enregistrez le solde complet plutôt qu'un montant partiel.
Plus d'aide : Problèmes de paiement.