الاسترداد وإلغاء الفواتير
كيفية استرداد فاتورة مدفوعة، وإلغاء فاتورة غير مدفوعة، وفهم مذكرات الائتمان.
ارتكبت خطأ في فاتورة، أو تحتاج إلى إعادة مال؟ لديك أداتان:
- الاسترداد — للفواتير التي دفعها العميل بالفعل. يعيد المال (كليًا أو جزئيًا).
- الإلغاء — للفواتير التي لم يدفعها العميل بعد. يلغي الفاتورة بحيث لا يمكن دفعها.
كلاهما موجود في تبويب الفوترة في Order، في قائمة (⋯) كل صف فاتورة.
Manager onlyقبل أن تبدأ
- تحتاج إلى دور مسؤول أو مدير للتعامل مع الفوترة.
- الاسترداد والإلغاء يعملان فقط على الفواتير المُنشأة من خلال تكامل Stripe في لوحة التحكم. الفواتير التي تحمل شارة قديم لا تقدّم هذه الإجراءات.
- يجب أن تكون تعرض فريقًا واحدًا. عرض جميع الفرق للقراءة فقط.
- المبالغ المستردة تحتاج إلى فاتورة مدفوعة (أو مستردة جزئيًا). الإلغاء يحتاج إلى فاتورة غير مدفوعة.
استرداد فاتورة مدفوعة بالكامل
افتح Order، انقر على تبويب الفوترة، وابحث عن الفاتورة المدفوعة في قائمة الفواتير.
انقر على زر القائمة (⋯) على صف الفاتورة واختر استرداد كامل.
يعرض تأكيد مبلغ الاسترداد. انقر على إصدار الاسترداد.
بعد الاسترداد الكامل، تصبح حالة الفاتورة مستردة، ولا يُعلَّم Order كمدفوع بعد الآن، وتُحرَّر بنوده حتى تتمكن من فوترتها مرة أخرى إذا لزم الأمر.
استرداد أكثر من فاتورة
إذا كان لدى Order فاتورتان قابلتان للاسترداد أو أكثر، يظهر خيار استرداد الكل أعلى الفواتير المدفوعة حتى تستردها جميعًا مرة واحدة.
استرداد جزء من فاتورة مدفوعة
انقر على زر القائمة (⋯) على صف الفاتورة المدفوعة واختر استرداد جزئي.
أدخل مبلغ الاسترداد. يمكنك استرداد أي مبلغ حتى المبلغ الذي دفعه العميل.
انقر على إصدار استرداد جزئي.
تصبح حالة الفاتورة مستردة جزئيًا. يمكنك إصدار مبالغ مستردة جزئية أخرى لاحقًا — أو استرداد كامل للباقي — حتى تُعاد الدفعة كاملة. إذا بلغ إجمالي المبالغ المستردة كل ما دفعه العميل، تصبح الحالة مستردة.
مذكرات الائتمان
عندما تصدر استردادًا جزئيًا على فاتورة مدفوعة عبر Stripe، تسجّله لوحة التحكم كـمذكرة ائتمان — مستند يوضّح أن العميل حصل على ائتمان لجزء مما دفعه، دون إلغاء الفاتورة نفسها.
- صف الفاتورة يعرض عدد مذكرات الائتمان المُصدرة.
- قائمة الفاتورة (⋯) تتضمن خيار تنزيل مذكرة الائتمان بملف PDF لكل واحدة.
تُنشأ مذكرات الائتمان أيضًا تلقائيًا عندما تخفّض سعر خدمات على Order مدفوع — راجع تعديل طلب.
إلغاء فاتورة غير مدفوعة
الإلغاء يلغي فاتورة لم تُدفع. لا يمكن للعميل دفعها بعد ذلك.
افتح Order، انقر على تبويب الفوترة، وابحث عن الفاتورة غير المدفوعة.
انقر على زر القائمة (⋯) واختر إلغاء الفاتورة.
أكّد بالنقر على إلغاء الفاتورة في مربع الحوار.
الإلغاء لا يمكن التراجع عنه
تبقى الفاتورة الملغاة ملغاة. إذا احتجت لفوترة العميل مرة أخرى، أنشئ فاتورة جديدة بعد ذلك.
لا يمكن إلغاء الفواتير المسودة
فقط الفواتير غير المدفوعة (المُرسلة بالفعل) يمكن إلغاؤها. الفاتورة المسودة لم تُرسل بعد — تتحدّث تلقائيًا عندما تغيّر خدمات Order، وترسلها بـإنهاء وإرسال عندما تكون جاهزًا.
ما يراه العميل
- استرداد كامل لدفعة عبر الإنترنت — يُعاد المال عبر Stripe إلى طريقة الدفع التي استخدمها العميل. يُرسل الاسترداد إلى Stripe فورًا وتتحدّث لوحتك مباشرة؛ يعتمد وقت ظهور المال في كشف حساب العميل على بنكه أو شركة بطاقته.
- الاسترداد الجزئي — تُصدَر مذكرة ائتمان للمبلغ المسترد، مع ملف PDF يمكنك تنزيله ومشاركته.
- الإلغاء — تُلغى الفاتورة ولا يمكن تحصيل أي دفعة عليها.
المدفوعات النقدية والشيكات
إذا دُفعت الفاتورة بدفعة سجّلتها يدويًا (نقدًا، شيكًا، Venmo، Zelle، حوالة بنكية)، النقر على الاسترداد يحدّث السجلات فقط — لا ينتقل أي مال تلقائيًا. أعد المال للعميل بنفسك.
ما الذي يجب أن تراه
تظهر رسالة نجاح ("تم إصدار الاسترداد بنجاح" أو "تم إلغاء الفاتورة بنجاح"). تتغير شارة حالة الفاتورة إلى مستردة، أو مستردة جزئيًا، أو ملغاة، ويظهر الاسترداد في بطاقة تاريخ الفوترة على تبويب الفوترة.
إذا حدث خطأ ما
- "لا يمكن استرداد فاتورة بحالة …" — الاسترداد يعمل فقط على الفواتير المدفوعة أو المستردة جزئيًا. تحقق من حالة الفاتورة الحالية.
- "لا يمكن إلغاء فاتورة بحالة …" — الإلغاء يعمل فقط على الفواتير غير المدفوعة. إذا كانت مدفوعة بالفعل، استخدم الاسترداد بدلًا من ذلك.
- "لم تتم معالجة هذه الفاتورة عبر Stripe" — الفواتير القديمة لا يمكن استردادها من لوحة التحكم.
مزيد من المساعدة: مشاكل المدفوعات.