إنشاء الفواتير
أنشئ فاتورة مسودة من طلب، ثم أنهِها وأرسلها إلى عميلك.
نظرة عامة
كل فاتورة تبدأ حياتها من Order. تنشئ مسودة من تسعير Order، تراجعها، ثم تُنهيها وترسلها. يحصل عميلك على بريد إلكتروني برابط دفع آمن.
قبل أن تبدأ
- اربط حساب الدفع الخاص بك. اذهب إلى الإعداداتالفواتير وأكمل الإعداد في بطاقة المدفوعات عبر الإنترنت (انقر على تفعيل المدفوعات عبر الإنترنت واتبع التعليمات). الفوترة تعمل فقط بعد اكتمال إعداد حسابك — حتى ذلك الحين، يعرض تبويب الفوترة في Order رسالة "فعّل المدفوعات في الإعدادات لبدء الفوترة" بدلًا من زر إنشاء فاتورة. راجع كيف تعمل الفوترة لمعرفة معنى كل حالة إعداد.
- يحتاج Order إلى بريد إلكتروني للعميل وبند واحد على الأقل. تُرسل الفاتورة بالبريد الإلكتروني إلى العميل في Order، وتحتاج كل فاتورة إلى بند واحد على الأقل بمبلغ غير صفري.
- تحتاج إلى صلاحية التعديل. عرض جميع الفرق للقراءة فقط، ولا يمكن لـInspectors إنشاء فواتير.
يمكن إنشاء الفواتير نيابةً عنك
عند اعتماد Order، تُنشأ فاتورة وتُرسل تلقائيًا — إلا إذا أوقفت مفتاح إنشاء الفواتير تلقائيًا في تبويب الفوترة (أو في مربع حوار الاعتماد). الخطوات أدناه لإنشاء واحدة بنفسك.
إنشاء فاتورة مسودة
افتح تبويب الفوترة
انتقل إلى صفحة تفاصيل Order وانقر على تبويب الفوترة.
ابدأ الفاتورة
انقر على إنشاء فاتورة في بطاقة الفواتير. يظهر هذا الزر فقط عندما لا يكون لدى Order فاتورة نشِطة بعد — إذا كانت هناك فاتورة موجودة، سترى فاتورة تكميلية لفوترة البنود المضافة حديثًا بدلًا من ذلك.
راجع وأنشئ المسودة
تُفتح اللوحة الجانبية مع تفاصيل العميل والبنود معبأة من تسعير Order. يمكنك تعديل البنود، وإضافة خصم، واختيار تاريخ استحقاق اختياري. إذا تركت تاريخ الاستحقاق فارغًا، تُستخدم شروط الدفع الافتراضية من الإعداداتالفواتير (30 يومًا إلا إذا غيّرتها).
انقر على إنشاء مسودة. تُحفظ الفاتورة بحالة مسودة — لم يُرسل شيء للعميل بعد.
المسودات تتبع تسعيرك
إذا غيّرت خدمات Order أو تسعيره أثناء وجود مسودة، تُستبدل المسودة تلقائيًا بمسودة تطابق التسعير الجديد.
الإنهاء والإرسال
انقر على إنهاء وإرسال
في تبويب الفوترة، انقر على إنهاء وإرسال على الفاتورة المسودة.
أكّد
يوضح مربع حوار تأكيد أن هذا يُخصّص رقم فاتورة ويرسل الفاتورة للعميل للدفع — وأنه لا يمكن التراجع عنه. انقر على إنهاء وإرسال للتأكيد.
ما الذي يجب أن تراه
- تنتقل الفاتورة إلى غير مدفوعة وتحصل على رقم مثل INV-1001 (يمكنك تغيير البادئة في الإعداداتالفواتير).
- يتلقى العميل بريدًا إلكترونيًا برابط دفع. يمكنك أيضًا فتح صفحة الدفع بنفسك (عرض صفحة الدفع)، أو مشاركة الرابط (نسخ رابط الدفع)، أو تنزيل ملف PDF (تنزيل PDF) من صف الفاتورة.
- عندما يدفع العميل عبر الإنترنت، تتحول الفاتورة إلى مدفوعة تلقائيًا وتظهر الدفعة في تاريخ الفوترة — لا حاجة لأي إجراء منك.
حالات الفاتورة
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| مسودة | فاتورة مُنشأة لكن لم تُنهَ أو تُرسل بعد |
| غير مدفوعة | فاتورة مُرسلة للعميل، في انتظار الدفع |
| مدفوعة | تم استلام المبلغ بالكامل |
| مدفوعة جزئيًا | تم استلام دفعة جزئية |
| مستردة | تم إصدار استرداد كامل |
| مستردة جزئيًا | تم إصدار استرداد جزئي |
| ملغاة | فاتورة مُلغاة — لا يمكن تحصيل أي دفعة |
طرق الدفع
- عبر الإنترنت: يدفع العملاء من خلال صفحة الدفع الآمنة المرتبطة في بريد الفاتورة. تعتمد خيارات البطاقات والبنوك التي يرونها على إعداد حساب الدفع الخاص بك.
- دون الإنترنت: إذا دفع عميل لك مباشرة — نقدًا، أو شيكًا، أو عبر Venmo، أو Zelle، أو حوالة بنكية — استخدم تسجيل دفعة على الفاتورة غير المدفوعة لتبقى سجلاتك دقيقة. راجع تسجيل المدفوعات.
إذا حدث خطأ ما
- لا يوجد زر إنشاء فاتورة؟ لم يكتمل إعداد حساب الدفع الخاص بك. اذهب إلى الإعداداتالفواتير وأكمل الخطوات في بطاقة المدفوعات عبر الإنترنت.
- لم يستلم العميل البريد الإلكتروني؟ الفاتورة لا تزال صالحة. استخدم نسخ رابط الدفع على صف الفاتورة وأرسل الرابط بنفسك.
- مبلغ خاطئ على فاتورة مُنهاة؟ لا يمكنك تعديل فاتورة مُنهاة. ألغِ فاتورة غير مدفوعة وأنشئ فاتورة جديدة، أو استرد فاتورة مدفوعة — راجع الاسترداد وإلغاء الفواتير.
لمزيد من المساعدة، راجع استكشاف أخطاء المدفوعات.