Fichiers et pièces jointes du rapport

Aperçu

Chaque Order possède un onglet Documents qui répertorie à la fois les documents que le tableau de bord génère pour vous — contrats, factures, rapports — et tout ce que vous téléversez vous-même.

L'onglet Documents

Ouvrez la Order et allez dans son onglet Documents. Chaque ligne affiche une puce de type (Contrat, Facture, Rapport ou Import) et, le cas échéant, une puce de statut : Brouillon, Programmé, Envoyé, Distribué, Consulté, Échec, Signé, En attente de signature ou Annulé.

Un contrat Annulé est un contrat signé qui a été conservé quand sa Order a été annulée. Il reste comme archive que vous pouvez prévisualiser et télécharger, mais le tableau de bord ne propose ni de l'envoyer ni de le régénérer. Voir Annuler une commande.

Un contrat peut aussi afficher Signé · PDF en attente. Cela signifie que le client a signé, mais que le PDF signé n'a pas encore été généré — ouvrir ou télécharger le fichier maintenant affiche la version non signée. Utilisez Générer la copie signée depuis le menu d'actions de la ligne pour le générer ; la puce passe à Signé une fois l'opération réussie. Régénérer l'accord n'est pas non plus disponible sur cette ligne — seul Générer la copie signée peut la faire avancer.

Depuis les actions d'une ligne, vous pouvez :

• Aperçu — ouvrir une visionneuse PDF intégrée
• Télécharger — enregistrer le fichier
• Tout télécharger (ZIP) — télécharger tous les documents en une fois (affiché dès qu'il y en a deux ou plus)
• Générer la copie signée — générer le PDF signé d'un contrat affichant Signé · PDF en attente (lignes de contrat uniquement)
• Supprimer — retirer un fichier que vous avez téléversé, ou une copie archivée d'un contrat régénéré. Une boîte de dialogue de confirmation (Supprimer le document pour un téléversement, Supprimer le fichier archivé pour une copie archivée) vous demande de confirmer avant la suppression définitive
• Supprimer l'accord — supprimer définitivement un contrat actif (lignes de contrat uniquement — voir ci-dessous)
• Régénérer l'accord — reconstruit les PDF de contrat non signés de la commande. Indisponible sur un contrat signé — la copie signée est conservée (lignes de contrat uniquement)

Cliquez sur Téléverser pour ajouter vos propres fichiers — tout type de fichier est accepté, jusqu'à une limite de 10 téléversements par Order.

Supprimer un contrat

Scheduler only

Dans le menu supplémentaire d'une ligne de contrat, choisissez Supprimer l'accord. Une boîte de dialogue de confirmation explique que cela supprime définitivement le PDF, le lien de signature du contrat du client, et toute copie archivée (remplacée) — cette action est irréversible.

Les copies archivées — le PDF remplacé conservé après avoir utilisé Régénérer l'accord — ont leur propre action Supprimer (l'icône de la corbeille sur la ligne). Supprimer une copie archivée ne retire que cette copie ; le contrat actuel n'est pas affecté.

Les Inspectors ne peuvent pas supprimer de contrats.

Joindre un document à un rapport

Tout fichier que vous avez téléversé peut être joint à l'un des rapports d'inspection de la commande, pour qu'il soit inclus aux côtés du rapport lui-même. Vous pouvez joindre un document depuis trois endroits :

Seuls les fichiers que vous avez vous-même téléversés peuvent être joints de cette façon — les contrats, factures et autres rapports générés ne sont pas des candidats à la pièce jointe.

Guides associés

• Rédiger un rapport
• Travailler avec les photos