Cómo reembolsar una factura pagada, cancelar una sin pagar y entender las notas de crédito.

¿Cometiste un error en una factura, o necesitas devolver dinero? Tienes dos herramientas:

Reembolso — para facturas que el cliente ya pagó. Devuelve dinero (total o parcialmente).
Anulación — para facturas que el cliente no ha pagado todavía. Cancela la factura para que no se pueda pagar.

Ambas están en la pestaña Facturación de la Order, en el menú (⋯) de cada fila de factura.

Manager only

Antes de Empezar

Necesitas el rol Admin o Manager para trabajar con facturación.
El reembolso y la anulación solo funcionan en facturas creadas a través de la integración de Stripe del panel. Las facturas con una insignia Legacy no ofrecen estas acciones.
Debes estar viendo un solo equipo. La vista Todos los equipos es de solo lectura.
Los reembolsos necesitan una factura Paid (o Partially Refunded). Las anulaciones necesitan una factura Unpaid.

Reembolsa por completo una factura pagada

Abre la Order, haz clic en la pestaña Facturación, y busca la factura pagada en la lista de Facturas.

Haz clic en el botón de menú (⋯) en la fila de la factura y elige Reembolso completo.

El menú de la fila de la factura abierto, mostrando las opciones Reembolso completo y Reembolso parcial

Una confirmación muestra el monto del reembolso. Haz clic en Emitir reembolso.

Después de un reembolso completo, el estado de la factura pasa a Refunded, la Order ya no se marca como pagada, y sus artículos de línea quedan liberados para que puedas volver a facturarlos si es necesario.

Reembolsar más de una factura

Si la Order tiene dos o más facturas pagadas reembolsables, aparece una opción Reembolsar todo arriba de las facturas pagadas para que puedas reembolsarlas todas de una vez.

Reembolsa parte de una factura pagada

Haz clic en el botón de menú (⋯) en la fila de la factura pagada y elige Reembolso parcial.

Ingresa el Monto del reembolso. Puedes reembolsar cualquier monto hasta lo que pagó el cliente.

El diálogo de Reembolso Parcial con el campo de monto del reembolso

Haz clic en Emitir reembolso parcial.

El estado de la factura pasa a Partially Refunded. Puedes emitir más reembolsos parciales después — o un reembolso completo por el resto — hasta que se devuelva todo el pago. Si tus reembolsos suman todo lo que pagó el cliente, el estado pasa a Refunded.

Notas de crédito

Cuando emites un reembolso parcial en una factura pagada con Stripe, el panel lo registra como una nota de crédito — un documento que muestra que al cliente se le acreditó parte de lo que pagó, sin cancelar la factura misma.

La fila de la factura muestra cuántas notas de crédito se han emitido.
El menú de la factura (⋯) obtiene una opción Descargar nota de crédito con el PDF de cada una.

Las notas de crédito también se crean automáticamente cuando reduces el precio de los servicios en una Order pagada — consulta Editar una Orden.

Anula una factura sin pagar

Anular cancela una factura que no se ha pagado. El cliente ya no puede pagarla.

Abre la Order, haz clic en la pestaña Facturación, y busca la factura sin pagar.

Haz clic en el botón de menú (⋯) y elige Anular factura.

Confirma haciendo clic en Anular factura en el diálogo.

El diálogo de confirmación de Anular Factura advirtiendo que la acción no se puede deshacer

Anular no se puede deshacer

Una factura anulada permanece anulada. Si todavía necesitas facturar al cliente, crea una nueva factura después.

Las facturas borrador no se pueden anular

Solo las facturas Unpaid (ya enviadas) se pueden anular. Una factura Draft todavía no se ha enviado — se actualiza automáticamente cuando cambias los servicios de la Order, y la envías con Finalizar y enviar cuando estés listo.

Qué ve el cliente

Reembolso completo de un pago en línea — el dinero se devuelve a través de Stripe al método de pago que usó el cliente. El reembolso se envía a Stripe de inmediato y tu panel se actualiza al instante; cuánto tiempo tarda el dinero en aparecer en el estado de cuenta del cliente depende de su banco o compañía de tarjeta.
Reembolso parcial — se emite una nota de crédito por el monto reembolsado, con un PDF que puedes descargar y compartir.
Anulación — la factura se cancela y no se puede cobrar ningún pago sobre ella.

Pagos en efectivo y con cheque

Si la factura se pagó con un pago que registraste a mano (efectivo, cheque, Venmo, Zelle, transferencia bancaria), hacer clic en reembolsar solo actualiza los registros — no se mueve dinero automáticamente. Devuelve el pago al cliente tú mismo.

Qué Deberías Ver

Aparece un mensaje de éxito ("Reembolso emitido con éxito" o "Factura anulada con éxito"). La insignia de estado de la factura cambia a Refunded, Partial Refund o Void, y el reembolso aparece en la tarjeta Historial de Facturación de la pestaña Facturación.

Si Algo Sale Mal

"No se puede reembolsar una factura con estado …" — los reembolsos solo funcionan en facturas Paid o Partially Refunded. Revisa el estado actual de la factura.
"No se puede anular una factura con estado …" — las anulaciones solo funcionan en facturas Unpaid. Si ya está pagada, usa un reembolso en su lugar.
"Esta factura no fue procesada a través de Stripe" — las facturas Legacy no se pueden reembolsar desde el panel.

Más ayuda: Problemas de pago.

Reembolsar y Anular Facturas