Crear Facturas
Crea una factura borrador desde una orden, luego finalízala y envíala a tu cliente.
Descripción General
Toda factura empieza su vida en una Order. Creas un borrador a partir de los precios de la Order, lo revisas, luego lo finalizas y lo envías. Tu cliente recibe un correo electrónico con un enlace de pago seguro.
Antes de Empezar
- Conecta tu cuenta de pago. Ve a ConfiguraciónFacturas y completa la configuración en la tarjeta Pagos en línea (haz clic en Habilitar pagos en línea y sigue las indicaciones). La facturación solo funciona una vez que la configuración de tu cuenta está completa — hasta entonces, la pestaña Facturación de la Order muestra "Habilita pagos en Configuración para empezar a facturar." en lugar del botón Crear factura. Consulta Cómo Funciona la Facturación para saber qué significa cada estado de configuración.
- La Order necesita un correo del cliente y al menos un artículo de línea. La factura se envía por correo al cliente de la Order, y toda factura necesita al menos un artículo con un monto distinto de cero.
- Necesitas acceso de edición. Ver Todos los equipos es de solo lectura, y los Inspectors no pueden crear facturas.
Las facturas pueden crearse por ti
Cuando apruebas una Order, se crea y envía una factura automáticamente — a menos que desactives el interruptor Crear facturas automáticamente en la pestaña Facturación (o en el diálogo de aprobación). Los pasos a continuación son para crear una tú mismo.
Crea una factura borrador
Abre la pestaña Facturación
Navega a la página de detalles de la Order y haz clic en la pestaña Facturación.
Inicia la factura
Haz clic en Crear factura en la tarjeta Facturas. Este botón solo aparece cuando la Order todavía no tiene una factura activa — si ya existe una, verás en su lugar Factura Suplementaria para facturar los artículos recién agregados.
Revisa y crea el borrador
El panel se abre con los datos del cliente y los artículos de línea completados a partir de los precios de la Order. Puedes ajustar artículos, agregar un descuento y elegir una Fecha de Vencimiento opcional. Si dejas la fecha de vencimiento vacía, se usan tus condiciones de pago predeterminadas de ConfiguraciónFacturas (Net 30 a menos que la hayas cambiado).
Haz clic en Crear borrador. La factura se guarda en estado Draft — todavía no se ha enviado nada al cliente.
Los borradores siguen tus precios
Si cambias los servicios o los precios de la Order mientras existe un borrador, el borrador se reemplaza automáticamente por uno que coincide con los precios nuevos.
Finaliza y envía
Haz clic en Finalizar y enviar
En la pestaña Facturación, haz clic en Finalizar y enviar en la factura borrador.
Confirma
Un diálogo de confirmación explica que esto le asigna un número a la factura y la envía al cliente para su pago — y que no se puede deshacer. Haz clic en Finalizar y enviar para confirmar.
Qué Deberías Ver
- La factura pasa a Unpaid y recibe un número como INV-1001 (puedes cambiar el prefijo en ConfiguraciónFacturas).
- El cliente recibe un correo electrónico con un enlace de pago. También puedes abrir tú mismo la página de pago (Ver página de pago), compartir el enlace (Copiar enlace de pago) o descargar el PDF (Descargar PDF) desde la fila de la factura.
- Cuando el cliente paga en línea, la factura cambia automáticamente a Paid y el pago aparece en el historial de facturación — no se necesita ninguna acción de tu parte.
Estados de Factura
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Draft | Factura creada pero aún no finalizada ni enviada |
| Unpaid | Factura enviada al cliente, esperando pago |
| Paid | Pago completo recibido |
| Partial | Pago parcial recibido |
| Refunded | Reembolso completo emitido |
| Partial Refund | Reembolso parcial emitido |
| Void | Factura cancelada — no se puede cobrar |
Métodos de Pago
- En línea: los clientes pagan a través de la página de pago segura enlazada en el correo de la factura. Qué opciones de tarjeta y banco ven depende de la configuración de tu cuenta de pago.
- Fuera de línea: si un cliente te paga directamente — efectivo, cheque, Venmo, Zelle o transferencia bancaria — usa Registrar pago en la factura sin pagar para que tus registros sigan siendo exactos. Consulta Registrar Pagos.
Si Algo Sale Mal
- ¿No hay botón Crear factura? La configuración de tu cuenta de pago no ha terminado. Ve a ConfiguraciónFacturas y completa los pasos en la tarjeta Pagos en línea.
- ¿El cliente no recibió el correo? La factura sigue siendo válida. Usa Copiar enlace de pago en la fila de la factura y envía el enlace tú mismo.
- ¿Monto incorrecto en una factura finalizada? No puedes editar una factura finalizada. Anula una sin pagar y crea una nueva factura, o reembolsa una pagada — consulta Reembolsos y Anulaciones.
Para más ayuda, consulta Solución de Problemas de Pagos.